5 stratégies de productivité pour trouver plus de temps et se sentir moins stressé

Dans un monde parfait, nous voulons tous en faire plus en moins de temps et avec moins de stress. Mais comment rester productif quand il y a tant de responsabilités à assumer, d'objectifs à atteindre, de délais à respecter et de distractions à éviter?

Cela peut être accablant et frustrant parfois pour de simples moldus comme nous. Cela ne veut pas dire que c’est impossible, cependant!

Voici cinq stratégies de productivité qui ont changé ma vie.

1. 80/20 Rule aka le principe de Pareto

La règle des 80/20 est également connue sous le nom de principe de Pareto. On l'appelle parfois «la loi du petit nombre vital» ou «le principe de la parcimonie des facteurs».

Vilfredo Federico Damaso Pareto, un économiste italien, est à l'origine de ce principe. Apparemment, un jour en jardinant, il a découvert que seulement 20% de ses plants de pois cultivés produisaient 80% des cosses de pois sains. Il a ensuite associé cette découverte à une répartition inégale, notamment en ce qui concerne la richesse et la population de l’Italie.

Il a observé que 80% des terres en Italie appartenaient à seulement 20% de la population. Il a ensuite examiné diverses industries et découvert que 80% de la production provenait de seulement 20% des entreprises.

En résumé, la règle des 80/20 ou le principe de Pareto stipulent simplement que 80% des résultats proviendront de seulement 20% de l'action. Et que la plupart des choses dans la vie ne sont pas également distribuées – la vie n'est pas juste.

La règle 80/20 peut se traduire par:

• 20% de l'activité génère 80% du résultat
• 20% des employés produisent 80% du résultat
• 20% des clients fournissent 80% du revenu
• 20% des fonctionnalités apportent 80% des bénéfices

Etc…

Un petit avertissement: le pourcentage ne sera pas toujours exact. Souvent, ce sera 79/21 ou 83/17 et ainsi de suite. Le fait est que seule une petite partie de vos tâches donnera de bons résultats.

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Comment appliquer la règle 80/20?

Le concept 80/20 est pratiquement toujours présent et applicable à presque toutes les situations et à tous les domaines de votre vie. C'est un moyen idéal pour réduire les tâches qui rendent votre journée improductive.

Actuellement, seules quelques-unes de vos activités quotidiennes ou hebdomadaires ont le plus grand impact sur votre vie, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle.

L’objectif de cette règle est d’être constamment au courant de comment et où vous passez votre temps.

Quelles que soient les responsabilités ou les tâches à accomplir, il y en aura toujours quelques-unes qui donneront des résultats incroyables. Certaines méthodes seront efficaces, alors que le reste ne fera que gaspiller du temps.

La clé est de déterminer ces activités qui fonctionnent bien et de concentrer votre attention et votre énergie sur elles et d’oublier ou de minimiser tout ce qui ne fait que gagner du temps.

La meilleure chose à propos de la compréhension du principe de Pareto est que vous devenez plus intentionnel avec votre temps et que vous apprenez à vous concentrer sur les 20% qui offrent le meilleur résultat.

En bref, vous faites plus de ce qui compte vraiment.

2. Apprendre La seule chose

est un livre écrit par Jay Papasan et Gary Keller de Keller Williams Realty, la plus grande société immobilière au monde. Keller a déjà écrit des livres à succès sur le succès dans l'immobilier.

Dans La seule chose, il parle de ce qui est nécessaire pour atteindre vos objectifs professionnels et personnels afin de mener une vie productive, enrichissante et utile. À la base, ce livre vous apprend à identifier votre SEULE chose – la chose la plus importante de votre vie et à y investir toute votre énergie.

Ce n’est pas un moyen d’en faire plus en moins de temps; être productif signifie simplement se concentrer sur les bonnes tâches.

Comment s'inscrire La seule chose

• Commencez par la question de focalisation:

"Quelle est la seule chose que vous pouvez faire pour qu’en faisant tout le reste soit plus facile ou inutile?"

Notez cela. Ce livre est entièrement basé sur cette question et sur l'efficacité de la gestion de chaque aspect de votre vie autour de cette chose (par domaine).

Cela ne signifie pas votre seule et unique chose. C’est votre seule chose en ce moment.

Pour réussir à long terme, vous voulez déterminer votre objectif le plus important dans votre carrière / votre entreprise, vos relations, votre santé, etc. Visualisez-le comme un objectif «un jour».

Une fois que vous avez découvert cela, vous devez connaître les étapes pour y parvenir – les dominos que vous devez aligner – puis les abattre un à un. Votre seule chose est toujours connectée à votre destination ou à votre objectif «un jour».

Ainsi, votre premier domino est votre action la plus cruciale qui vous en donne le plus pour votre argent. Faites une chose qui compte le plus à un moment donné.

Selon Gary Keller, vous devez bloquer au moins quatre heures par jour pour travailler sur cette seule chose, un objectif spécifique. Utilisez ces heures pour aborder des choses qui vous font avancer – des étapes que vous devez accomplir au cours de la journée pour vous rapprocher de votre objectif ultime.

Idéalement, prévoyez du temps dès le début de la journée lorsque vous êtes le plus frais et le plus énergique. En bref, prioriser et faire la chose la plus importante en premier.

Vous pouvez le regarder comme si vous alliez au cinéma. Vous êtes là pour une chose: regarder le film. Et parce que vous êtes certain de cet objectif et que vous souhaitez éviter les distractions, vous éteignez votre téléphone ou mettez-le en mode silencieux / avion, vous obtenez du pop-corn et des boissons au cas où vous auriez faim, et vous irez aux toilettes. avant de rentrer. Vous faites tout cela pour vous assurer une expérience ininterrompue.

Pour rester plus concentré et productif, dites «non» aux gens, aux lieux et à la plupart des choses, à moins qu’elles ne soient liées à votre unique chose et / ou que vous ayez déjà accompli votre unique chose pour la journée.

Bien sûr, se concentrer constamment sur cette chose peut parfois être ennuyeux. Et il est tentant de vous distraire en effectuant d’autres tâches ou des activités plus amusantes, comme prendre un brunch avec des amis. Mais gardez à l’esprit que, une fois que vous aurez accordé toute votre attention à la journée, vous serez tôt ou tard disponible pour faire ce que vous avez prévu de faire.

Gary Keller est un ardent défenseur du principe de Pareto. En fait, il s'en est servi pour amener son secteur immobilier au sommet de l'industrie.

Keller pense que nous n’avons pas besoin d’une liste de choses à faire. Au lieu de cela, nous avons besoin d'une liste de réussite, qui est une liste conçue autour de vos tâches les plus importantes générant des résultats. Vous pouvez déterminer cela en utilisant la règle 80/20.

3. Thème Vos jours

Qu'est-ce que cela signifie pour vos journées?

Thématiser vos journées consiste simplement à regrouper des types de tâches pertinentes et à les travailler sur une seule journée pour être plus productif.

Par exemple:

• Les lundis = Administratif
• Les mardis = Commercialisation
• Les mercredis = Créatif
• Jeudis = Des réunions

Avoir un thème vous donne un guide ou une carte pour votre semaine, vous permettant ainsi de créer facilement votre liste de tâches tous les jours, vous permettant ainsi de mieux contrôler ce que vous avez accompli. Theming vos jours ajoute également une cohérence à votre horaire, rendant les choses beaucoup plus efficaces que de faire des allers-retours entre des choses différentes et totalement sans rapport.

De plus, les journées thématiques éliminent les devinettes inutiles et réduisent la fatigue des décisions. Vous savez précisément ce qui doit être pris en charge en fonction du jour de la semaine.

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Comment appliquer les journées thématiques

• Déterminez les tâches que vous effectuez régulièrement

Est-ce que vous écrivez des articles de blog? Traiter avec le service client? Gestion des médias sociaux? Organiser des réunions? Préparer des repas?

Écris-les tous. Cela vous donne également la possibilité de noter les tâches que vous vouliez faire mais que vous n’avez pas eu le temps de faire.

• Découvrez des thèmes dans vos tâches

Évaluez votre liste de tâches et regroupez-les. Vos thèmes varient en fonction de votre situation. Veillez donc à bien évaluer le type de tâches que vous effectuez au quotidien. De cette façon, vous pouvez proposer vos thèmes.

Par exemple, vous pouvez regrouper les factures de paiement et les achats d'épicerie sous «Entretien de la maison» ou «Courses». Vous pouvez également regrouper la création de contenu et la conception de produits sous «Travail créatif», etc.

• Attribuer un thème à un jour de la semaine

Dédiez un thème aux sept jours de la semaine, ou vous pouvez avoir un nombre de jours moins important et allouer des jours de repos. N'hésitez pas à personnaliser ce qui fonctionne pour votre situation spécifique.

Vous pouvez également ajouter les thèmes choisis à votre calendrier ou à votre agenda pour vous aider à mieux gérer vos thèmes et ainsi rester productif.

4. Tâches externalisées

Si vous suivez mes trois stratégies ci-dessus, vous éliminerez automatiquement de nombreuses tâches inutiles ou indésirables pour gagner du temps, de l'énergie et des ressources, et ainsi devenir plus productif.

Pour les autres que vous ne pouvez pas totalement supprimer ou automatiser (nous en parlerons plus tard), vous pouvez les externaliser, surtout si vous détestez les faire ou si vous n’êtes pas doué pour eux. Ou peut-être sont-ils trop longs, laborieux, ennuyeux, répétitifs ou toutes ces choses combinées.

L'externalisation non seulement réduira votre niveau de stress, mais vous laissera également plus de temps pour vous concentrer sur des tâches beaucoup plus cruciales ou des problèmes urgents dans votre entreprise ou votre vie personnelle. Et si vous êtes un peu comme moi – un parent de deux enfants et un entrepreneur – j’apprécie vraiment mon temps.

En tant qu'entrepreneur dans l'immobilier, il est facile d'entrer dans la mentalité de bousculade et de se lancer dans une roue de hamster sans fin si l'on ne fait pas attention. Par conséquent, je sous-traite certaines de mes tâches diverses afin de réduire le nombre d’heures de travail quotidiennes, afin de pouvoir consacrer une attention particulière à ma famille.

Réduire vos heures de travail ne signifie pas être moins productif, surtout si vous voulez que quelqu'un d'autre le fasse à votre place. C’est une situation gagnant-gagnant. Vous gagnez plus de temps pour vous-même et d'autres choses qui comptent pour vous, tout en offrant des emplois à d'autres personnes.

Comment externaliser des tâches

• Déterminez les tâches que vous jugez trop fastidieuses ou peu encourageantes et retirez-les de votre assiette. Si vous tergiversez une tâche spécifique, il y a de fortes chances que vous disposiez de ressources, connaissances ou compétences limitées à limitées pour bien la gérer. Ou alors vous n’êtes vraiment pas passionné. Pas de soucis. Demandez à quelqu'un d'autre de le faire.
• De nos jours, vous pouvez sous-traiter de nombreuses tâches, telles que l'écriture, le nettoyage, la recherche, la conception, la planification, etc. Nommez-la et il est probablement possible de l'externaliser.
• Vous pouvez embaucher une femme de ménage ou un nettoyeur quotidien ou hebdomadaire pour ranger votre maison régulièrement.
• Vous pouvez, par exemple, commander des livraisons quotidiennes de repas si vous n’êtes pas très familiarisé avec la préparation et la cuisson des repas.
• Par exemple, de nombreuses tâches administratives telles que la recherche, la saisie de données, le marketing dans les médias sociaux, la planification et d'autres tâches pertinentes peuvent être déléguées à un assistant polyvalent.
• Vous devrez peut-être embaucher séparément les personnes qui ont besoin de compétences et de connaissances spécifiques, telles que la comptabilité, la conception graphique, la rédaction, etc.
• Néanmoins, si vous souhaitez définir certaines de vos tâches, vous pouvez vous rendre sur divers sites de sous-traitance, tels que Upwork, People Per Hour et Freelancer, pour trouver des travailleurs experts dans leur domaine. Vérifiez les avis de leurs clients précédents et faites votre choix avec soin afin de vous assurer que vous n'obtenez que du travail de qualité.

5. Automatiser les tâches

Les progrès et les succès découlent de la hiérarchisation des tâches essentielles – les 20% de la règle 80/20 ou La seule chose. Mais cela se traduit par l'abandon de plusieurs activités mineures avec lesquelles vous traitez quotidiennement. C’est là que l’automatisation des tâches est pratique.

Automatiser les tâches signifie utiliser une application, un outil ou un service pour alléger votre charge. En utilisant un programme ou une application qui accomplira automatiquement des tâches spécifiques pour vous (payer vos factures, synchroniser vos calendriers, publier du contenu sur les réseaux sociaux ou gérer le support client), vous gagnerez certainement du temps et des efforts et les utiliser plutôt pour des tâches plus importantes.

Avec un peu de réflexion et de planification stratégiques, vous pouvez automatiser rapidement les tâches qui vous pèsent et retrouver le travail qui vous convient le mieux, qu'il s'agisse de gérer votre entreprise ou de prendre soin de votre famille.

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Comment automatiser les tâches

Selon vos besoins, vous pouvez trouver d'innombrables applications et outils vous permettant d'automatiser bon nombre de vos tâches non souhaitées. Permettez-moi de partager certains de mes favoris, notamment quelques astuces qui pourraient également contribuer à améliorer votre productivité et votre efficacité:

C’est une application de liste de tâches conçue pour vous aider à en faire plus. Todoist regorge de fonctionnalités de productivité, vous permettant ainsi d'organiser des tâches et de définir des calendriers et des délais. Il se synchronise sur votre téléphone et votre ordinateur, de sorte que l'un ou l'autre peut être mis à jour en temps réel. Il propose également une multitude de plug-ins et d'applications pour vos gadgets, courriels et navigateurs. Et il existe une version gratuite!

Si vous êtes comme moi et que vous avez plus d’un agenda, il est préférable de les synchroniser afin que chacun soit mis à jour et que vous puissiez éviter les calendriers et les rendez-vous qui se chevauchent. Je trouve Google Agenda le plus utile. Je le synchronise avec le calendrier de mon téléphone et le courrier électronique Outlook.

Je reçois des courriels indésirables tout le temps. Au lieu de les envoyer dans ma boîte de réception, ils vont automatiquement dans un dossier dédié pour lequel je définis une règle. Par exemple, si un e-mail contient le mot «désabonnement», il est placé dans un dossier séparé que je vérifie deux fois par semaine pour trier tous les e-mails importants et me désabonner de ceux qui sont spammés.

LastPass est un gestionnaire de mots de passe qui vous permet de stocker et de chiffrer tous vos noms d'utilisateur et mots de passe en ligne. La meilleure chose à propos de ce programme est qu'il vous suffit de vous souvenir d'un mot de passe principal pour vous connecter à tous vos comptes en ligne.

Il est également livré avec de nombreux plug-ins pour différents navigateurs et applications pour différents smartphones. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour tous les sites Web qui ne proposent pas d’application sur votre smartphone.

• Fonction de banque de paiement automatique

De nos jours, la plupart des banques offrent une fonctionnalité de paiement automatique pour ne pas oublier de payer vos factures, vos services publics, vos abonnements, etc. Je profite de cela pour ne plus avoir à me soucier du paiement de factures. Vérifiez auprès de votre banque pour savoir comment vous inscrire au paiement automatique.

QuickBooks Online est un logiciel de comptabilité basé sur le cloud conçu pour minimiser le temps passé à trier les finances de votre entreprise. Il vous permet de créer des estimations et des factures en ligne personnalisées, de surveiller les ventes et les flux de trésorerie, de gérer les fournisseurs et les clients, etc.

La meilleure partie est chaque semaine lors de ma journée thématique pour les finances, mon comptable et moi nous connectons et visualisons le compte ensemble et mettons à jour tout ce dont nous avons besoin en temps réel.

En tant qu'entrepreneur dans l'immobilier, je trouve que Tenant Turner est utile pour planifier des projections. Plus qu'un simple logiciel de planification, Tenant Turner aide les gestionnaires immobiliers à réduire les postes vacants sur tous les principaux sites de référencement, sur la présélection des pistes et enfin sur la planification des projections.

Avant d’utiliser Tenant Turner, j’étais sur le point d’engager quelqu'un à temps partiel pour répondre aux appels téléphoniques de clients potentiels, faire suivre les demandes de courrier électronique de divers sites Web sur lesquels mes annonces étaient publiées, planifier les demandes avec affichage, envoyer des rappels afin de réduire les non-présentations, et ensuite suivre avec une application une fois la projection terminée. Le locataire Turner fait tout cela pour une fraction du coût.

Quelles sont certaines des hacks de productivité dont vous avez bénéficié?

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