Par Sandra Blondel

Comment organiser un forum ouvert ?


Le week-end du 8 au 10 juillet a eu lieu l’Université d’été 2011 de RECIT au CTM Meylan-Grenoble. Cette année, l’Université avait pour thème : "Quelle transformation personnelle, quelles transformations collectives pour reconstruire un monde solidaire ?". Plus de soixante personnes venues de toute la France ont participé à cette rencontre qui cette année s’est déroulée sous la forme d’un forum ouvert.

Cette démarche très utilisée par les groupes des Villes en transition au démarrage est très efficace pour commencer des actions collectives et dégager des priorités et des plans d’actions. De nombreuses personnes étaient venues à Grenoble spécialement pour l’expérimenter. Il existe de nombreux documents sur internet qui expliquent les principes du forum ouvert mais rien d’aussi détaillé que ce retour d’expérience !

Les principes

Avant de passer au détail de l’organisation, il est important de préciser les principes qui guident le forum ouvert :

  • les personnes présentes sont les bonnes
  • ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver
  • ça commence quand ça commence, ça finit quand ça finit
  • être à l’écoute de ses besoins
  • si vous aviez dit ce que vous aviez à dire, si vous n’apprenez plus passez à autre chose (ou peut être aussi abeille ou papillon !)

Trois grandes phases

Première phase

  • tout d’abord chaque personne écrit sur une feuille une question, idée, thématique qui l’intéresse par rapport au thème du forum. Chaque feuille est accrochée sur un mur "la place du marché" certaines sont regroupées par thème.
  • Puis on passe à l’organisation du planning du forum. En abscisse les espaces : à chaque thème/question/idée correspond un espace numéroté 1/2/3 etc et en ordonné les horaires de 10h30 à 12h / de 14h30 à 16h /etc
    Des post-it de couleurs sont accrochés sur la place du marché sous chaque thème/question/idée : une couleur par horaire avec inscrit dessus le numéro de l’espace attribué
  • les gens choisissent les ateliers appelé "séances de discussion" auxquels ils veulent participer. Chaque séance de discussion gère son animation et sa restitution et dure 1H30.
  • après chaque séance de discussion, deux personnes vont taper leur "rapport de discussion" dans la "salle des nouvelles" . Une fois tapés, les rapports sont accrochés sur des grilles qui constituent "le grand journal" de manière à ce que chacun puisse en prendre connaissance.

On peut organiser plusieurs temps d’atelier. A Récit, il y en a eu trois.

Deuxième phase

  • tous les participants se réunissent en grand groupe, l’animateur leur distribue le "recueil des rapports de discussion". Chacun est invité en temps individuel à lire la totalité des rapports afin d’effectuer ensuite un « sondage sur les priorités ».
  • puis c’est la « phase de convergence » c’est à dire qu’on va voir si l’on peut regrouper ou rapprocher certains rapports - avec un temps de propositions et un temps d’objections par notamment les personnes qui ont participé aux rapports concernés.
  • puis on passe au vote des priorités : « quels sont les sujets sur lesquels nous devons maintenant agir en priorité comme organisation ? »
    L’animateur distribue trois tickets à chacun sur lequel il y a marqué son numéro de participant (ex : 3x62) pour ne pas qu’il y ait deux fois le même numéro dans chaque enveloppe. Une enveloppe est accrochée sous chaque rapport sur les grilles du grand journal. Chaque personne va mettre ses tickets sous les trois rapports qu’il a choisi.
  • puis une personne se place à côté de chaque rapport (à RECIT, il y a eu 25 rapports écrits) et va procéder au comptage des votes.
  • on écrit sur trois tableaux les trois premières priorités avec le numéro des rapports liés à cette priorité : Priorité 1 → Rapports xxx - Priorité 2 → Rapports xxx - Priorité 3 → Rapports xxx
  • on peut effectuer une nouvelle fois des regroupements/rapprochements (mais ça peut être un peu long)
  • préparation de la troisième phase sur les plans d’action collectifs : chacun est invité à proposer des actions liées aux trois priorités et vient accrocher sa feuille sur la place du marché. Puis un planning est constitué selon le mode du premier.

Troisième phase

  • Chacun choisit de travailler sur un plan d’action collectif. Chaque groupe tape ensuite son rapport dans la salle des nouvelles.
  • Enfin chaque personne travaille un plan d’action individuel. Malheureusement, nous n’avons pas eu le temps de faire cette partie.
Mis à jour : mardi 19 juillet 2011
La dynamo

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