Finalité du poste
Assurer le fonctionnement et la gestion de l’association sous la responsabilité du directeur.
Les missions du poste
Missions principales :
- Gestion administrative courante de l’association
Traitement du courrier, accueil téléphonique, mails, achat des fournitures, intendance…
Effectuer les encaissements et décaissements (tenue du journal de caisse, mise à jour des échéanciers paiements, établir les reçus, établir et faire le suivi de la facturation pour les prestations de services, les fournisseurs, les stagiaires et remise de chèque en banque…)
Création et suivi des documents administratifs (conventions de formation des intervenants extérieurs et des stagiaires, des stages, fiches évaluation, attestations, convention de partenariats entreprises, convention avec les partenaires publics et collectivités territoriales…)
Edition et suivi des devis, factures et notes de frais
Participation à l’organisation des événements (formations, conférences, ateliers, ...)
Mise à jour des fichiers prospects et contacts (base de données et fichiers mails)
- Gestion administrative du personnel
Traiter administrativement l’embauche et le départ des salariés (contrats de travail, éventuels avenants, fin de contrat, renouvellement, dans le respect du droit du travail et dispositions réglementaires)
Veiller à l’application des obligations légales (médecine du travail, évaluation des risques, formation du personnel, OPCA…)
Superviser les paies et données sociales
Veiller à l’application des données légales - Gestion financière et comptable de l’association
Identifier, trier et classer les pièces comptables
Coordination avec l’expert comptable (remise des pièces, affectation analytique, régulations intermédiaires, veille fiscale)
Gestion de la trésorerie prévisionnelle et réalisée
Assurer le suivi budgétaire (prévisionnel, ajustements et réalisé)
Assurer le suivi du plan de financement (prévisionnel, ajustements et réalisé)
Préparer le budget prévisionnel et analyser les coûts (suivi des différents outils de gestion, tarification, masse salariale, charges variables et fixes, seuil de rentabilité…)
Préparer les budgets prévisionnels quand mise en œuvre de nouveaux projets (coûts/prix, affectation budgétaire et clés de répartition, recherche de financements…)
Elaborer les rendus aux bailleurs de fonds (conformément à leurs critères…)
Gérer le suivi et la relance des versements de subvention (fonctionnement, projet, équipements, aides aux postes) - Recherche et suivi des demandes de financement
Recherche et identification de financeurs potentiels
Elaboration des dossiers de subvention, dossier de présentation de projets spécifiques (rédaction et préparation des pièces, contacts)
Suivi des conventions avec les bailleurs
Rédaction des bilans et rapports d’activités
Missions secondaires :
Agenda et planning
Gestion des plannings d’intervention
Gestion d’agenda, prise de rendez-vous
Organisation logistique des déplacements (trains, hôtels, ...)
Vie associative
Suivi des adhésions (adhérents personnes physiques et morales)
Création et suivi d’outils (fiches bénévolat, suivi du bénévolat)
Préparation des CA, AG, et des Comptes Rendus en appui au secrétaire du bureau
Communication interne et externe
Aide à l’actualisation du site internet et de la newsletter
Participer à l’organisation logistique d’événements (salons, conférences, ...)
Participer à la préparation des salons, animation de stands…
Contribution ponctuelle aux outils de communication (plaquettes, communiqués, power point…),
Assister le directeur dans la prospection et le suivi commercial
Les interlocuteurs
- Les interlocuteurs internes
Le Directeur
Les autres salariés
Les bénévoles impliqués dans l’association (Conseil d’administration, bureau, autres, ...) - Les interlocuteurs externes
Clients (entreprises et collectivités)
Partenaires associatifs
Adhérents de l’association - Partenaires institutionnels Conseil régional, Conseil général, ville de Marseille, fondations d’entreprises, DDTE et DRTEFP, Etc…
- Partenaires professionnels/techniques
Médecine du travail, Pôle emploi, Assurances, banque, expert comptable,, intervenants externes (formateurs, consultants, ...) Horaire hebdomadaire :
Mi-temps (17,5 heures sur 2,5 jours par semaine) à convenir / ajuster éventuellement
Possibilité de mutualiser avec un poste dans une autre association pour ouvrir sur un plein-temps.
Rémunération :
834 € brut mensuel, pour 17,5 heure par semaine. Base à discuter selon expérience.
Poste basé à Marseille, à pourvoir immédiatement.
Une formation et une expérience professionnelle en accord avec le profil de poste est indispensable (Maîtrise des outils et méthodes).
Merci d’adresser candidature avec CV à :
Inspire
Emmanuel DELANNOY
8, rue Escoffier
13005 Marseille