Juin 2014
Association Boudmer (13)

Assistant(e) de direction


Définition :

  • Assiste le responsable de l’association, afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation des activités, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
  • Répond aux demandes des membres du Bureau, afin d’optimiser la gestion administrative et celle de l’activité de l’association.
  • Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
  • Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (maintenance des équipements, suivi des adhérents, gestion administrative, ...).
  • Peut prendre en charge le suivi complet d’évènements spécifiques (organisation d’activités, de réunions, ...).
  • Peut coordonner une équipe ou en faire l’animation.

Activités :

Pour ce faire l’assistant sera en charge de :

  • Organiser et mettre à jour le planning des activités et des réunions de l’association.
  • Effectuer les permanences, l’accueil physique et téléphonique au bureau de l’association (relation avec les partenaires, accueil du public, accueil des adhérents, des bénévoles,...), au classement des documents.
  • Tenir à jour le fichier adhérents et ses extensions, le livre de caisse, le récapitulatif des sorties et les carnets d’adresses.
  • Participer à la réunion hebdomadaire de coordinations des activités de l’association.
  • Mettre à jour le tableau de bord des sorties.
  • Assister l’organisation et la coordination des activités des bénévoles.
  • Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, compte rendus...
  • Etablir les comptes rendus financiers.
  • Traiter et transmettre les décisions, les notes, les billets d’information, ...
  • Préparer et suivre les conventions partenariales.
  • Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...).
  • Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques et la communication via Internet (Doodle).
  • Actualiser les informations réglementaires et procéder à leur diffusion.
  • Suivre l’organisation des opérations de communication, des manifestations évènementielles.
  • Peut être amener à gérer la coordination et l’activité d’une équipe.

Horaires :
35h. / Semaine à plein temps

Accès à l’emploi métier :

Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, ou équivalent.
Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle dans le secteur social et/ou le mangement associatif.

Conditions d’exercice de l’activité :

L’activité de cet emploi/métier s’exerce au sein de l’association (locaux) et sur les lieux de ses activités (divers lieux dans la région). Elle peut s’exercer les fins de semaine et jours fériés.

Compétences souhaitées :

  • Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, ...) et outils de l’Internet (boîtes mails, réseaux sociaux, Doodle, ...)
  • Techniques de secrétariat
  • Méthodes de classement et d’archivage
  • Capacités rédactionnelles
  • Techniques de gestion administrative d’un bureau
  • Veille documentaire

Profil souhaité :

  • Sens de l’organisation bureautique et administrative
  • Bon relationnel, sens de la Communication, esprit d’équipe.
  • Attirance pour le milieu marin, l’environnement marin et le patrimoine.

Expérience :

Expérience du secrétariat, de l’administratif et de la vie associative,

Conditions :

  • Type de Contrat : Emploi aidé Type CAE-CUI
  • 26h hebdomadaire
  • Salaire : Smic
  • Recrutement souhaité pour juillet 2014

Postuler :
Boudmer
28 boulevard national – 13001 Marseille
04 91 91 15 86
contact@boudmer.org

Mis à jour : vendredi 11 juillet 2014
La dynamo

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