Août 2014
Association PACQUAM (13)

Assistant(e) de direction


LA STRUCTURE

L’association PACQUAM organise, depuis 1987, des actions d’aide à la scolarité en direction des élèves de la 6ème à la 2nde. L’action se déroule hors temps scolaires, deux soirs de la semaine de 17h30 à 19h30, sur 50 structures sociales de proximité en CUCS, en collaboration avec 32 établissements scolaires en Education Prioritaire. Les 1000 jeunes de la 6ème à la 2nde sont encadrés par groupe de 10 (1 cycle) par un intervenant scolaire.

Le siège social de l’association PACQUAM a pour mission de coordonner le Partenariat Ecole-Quartier, de rechercher les financements nécessaires à l’action, et de recruter, former, suivre et rémunérer les intervenants scolaires.

AFFECTATION GEOGRAPHIQUE Siège social : 16, rue Frédéric Chevillon - 13001 Marseille

DESCRIPTION DU POSTE

Mission

  • Assurer le secrétariat courant.
  • Traiter les informations internes et externes nécessaires à l’organisation et au suivi des activités.
  • Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de la gestion administrative.
  • Participer à la gestion administrative et logistique

Activités

  • Accueillir, recevoir et informer
  • Gérer et traiter les informations orales et écrites (courrier, messagerie, à l’arrivée et au départ.
  • Accueillir, informer et orienter les visiteurs et les personnels
  • Est responsable du traitement du courrier
  • Traitement des demandes par téléphone et par courriel en lien avec les collaborateurs internes de l’association
  • Gérer administrativement les dossiers de l’association
  • Mettre à jour les dossiers et les fichiers de données sur ACCESS ou EXCEL (100 intervenants, 32 collèges, 50 équipements sociaux, 1000 enfants)
  • Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers
  • Préparer la rédaction de courrier et de comptes rendus de réunions.
  • Saisir, mettre en forme, éditer des documents (courriers, rapports, supports de présentation)
  • Diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement.
  • Classer et archiver les documents
  • Suivi et reporting de données chiffrées des tableaux de l’activité
  • Gestion administrative des adhésions
  • Organiser la logistique
  • Assure la gestion des fournitures (prix/commandes/gestion des stocks
  • Assure la gestion des fournisseurs (contrats prestataires, maintenance, entretien)
  • Prépare tous les supports nécessaires à l’organisation et la logistique de réunions.
  • Tenue des agendas et rendez-vous

Compétences

  • Sens de la rigueur, de l’organisation, de la discrétion et de la confidentialité
  • Savoir gérer les priorités et les urgences
  • Excellentes qualités rédactionnelles
  • Maîtriser l’orthographe et la syntaxe.
  • Gérer un système de classement.
  • Expert dans l’utilisation des logiciels de bureautique courants : WORD, EXCEL, ACCESS, POWER-POINT
  • Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives.

Hiérarchie : L’assistant(e) de direction est rattaché(e) à la direction.

Formation

  • BTS Secrétariat de direction, DUT Assistante de Gestion, Expérience de 3 ans minimum

Conditions

  • CDI
  • 35h
  • Hors périodes de vacances scolaires : Lundi/Mardi/Jeudi/ Vendredi, de 9h à 12h et de 13h à 18h et le Mercredi de 9h à 12h.
  • Période de vacances scolaires : Lundi/Mardi/Mercredi/Jeudi/ Vendredi, de 9h à 12h et de 13h à 17h
  • Convention CCNA, coefficient 300 (valeur du point au 1erJanvier 2014 : 5,98) soit un salaire brut mensuel de 1794€.

Postuler :
Poste à pourvoir à compter du 15 septembre 2014
Candidatures (CV + lettre de motivation) par courriel uniquement à n.brya@wanadoo.fr, avant le 1er septembre 2014

Mis à jour : lundi 11 août 2014
La dynamo

· Lire les anciens numéros